Otobo – Flexibilität durch Dynamic Field Sets

Das Open-Source-Ticketsystem Otobo bietet mit den sogenannten „Dynamic Field Sets“ eine leistungsstarke Möglichkeit, spezifische Informationen strukturiert in Tickets zu erfassen und zu verwalten. Diese Funktion richtet sich besonders an Organisationen, die ihre Workflows individuell gestalten und dabei auf eine hohe Flexibilität setzen.

Was sind Dynamic Field Sets?

Dynamic Field Sets sind Gruppen von dynamischen Feldern, die zusammengehören und in einem definierten Kontext verwendet werden. Dynamische Felder selbst können verschiedene Datentypen enthalten, darunter:

Text
Ganzzahlen
Dropdown-Listen
Mehrfachauswahlen
Datumsfelder
Checkboxen

Durch die Gruppierung in Sets lassen sich diese Felder thematisch bündeln, zum Beispiel für die Erfassung von Kundendaten, Produktspezifikationen oder strukturierten Störungsbeschreibungen.

Technisch ist ein Dynamic Field Set selbst als dynamisches Feld ausgelegt, eben mit dem Datentyp „Dynamic Field Set“. Deshalb stehen die Optionen dynamischer Felder auch für Dynamic Field Sets zur Verfügung. So kann z.B. über die Option „Mehrfachwerte zulassen“ erreicht werden, dass ein Anwender die Felder eines Dynamic Field Sets mehrfach zu einem Formular hinzufügen kann.

Beispielanwendung

Für die Beantragung von Berechtigungen wird ein Dynamic Field Set definiert, das aus drei Feldern besteht. Eines zur Auswahl des Systems, eines zur Auswahl der Berechtigungsebene, und ein drittes um festzulegen, ob das Recht gegeben oder entzogen werden soll. Beim Dynamic Field Set wird die Option „Mehrfachwerte zulassen“ gesetzt.

Damit erhält der Anwender die Möglichkeit, verschiedene Berechtigungsanforderungen – jeweils mit diesen drei Feldern – in einem einzigen Antragsformular zu erfassen.

Vorteile von Dynamic Field Sets

Struktur und Übersichtlichkeit: Durch die Zusammenfassung verwandter Felder bleibt das Ticketsystem aufgeräumt und nachvollziehbar.
Flexibilität: Administratoren können bestimmen, wo die Felder angezeigt und bearbeitet werden dürfen – sei es im Ticket-Zoom, in Suchmasken oder Berichten.
Effizienzsteigerung: Standardisierte Informationen können schneller und genauer erfasst werden, was die Bearbeitungszeit von Tickets reduziert.

Best Practices

Um Dynamic Field Sets effektiv zu nutzen, sollten folgende Best Practices beachtet werden:

Richtige Konfiguration: Stellen Sie sicher, dass die Felder korrekt eingerichtet sind, um Fehler wie Datenverluste zu vermeiden. Nutzen Sie Testumgebungen, um Einstellungen vorab zu validieren.
Klar definierte Felder: Verwenden Sie aussagekräftige Namen und Beschreibungen, damit Benutzer sofort verstehen, wofür die Felder gedacht sind.
Exklusive Nutzung der Felder: Dynamische Felder sollten nur innerhalb ihres Sets beschreibbar sein. So wird sichergestellt, dass die Daten konsistent bleiben.
Nutzerfreundliche Präsentation: Das DynamicFieldWidget bietet eine klare und strukturierte Darstellung der Felder im Ticket-Zoom.

Checkliste für die Implementierung

Zielsetzung klären: Welche Informationen sollen erfasst werden?
Benötigte Feldtypen identifizieren: Text, Dropdown, Datum etc.
Sets sinnvoll gruppieren: Felder logisch bündeln.
Berechtigungen festlegen: Wer darf die Felder sehen und bearbeiten?
Testen und anpassen: Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit prüfen.

So stellen Sie sicher, dass Dynamic Field Sets optimal in Ihre Workflows integriert werden.

Nutzen auch Sie Dynamic Field Sets zur Optimierung Ihres Otobo-Systems!

Dynamic Field Sets erweitern die Möglichkeiten von Otobo erheblich, indem sie die Strukturierung und Verwaltung komplexer Informationen erleichtern. Für die Umsetzung individueller Anforderungen sind sie ein unverzichtbares Werkzeug. Mit einer durchdachten Konfiguration und Einhaltung von Best Practices können Dynamic Field Sets dabei helfen, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit des Ticketsystems deutlich zu verbessern.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und erfahren Sie mehr über die Funktionen von OTOBO und wie Dynamic Field Sets Ihre Prozesse unterstützen können!