i-doit – Bester Nutzen durch Planung mit maxence!

Entscheiden Sie sich für maxence als Partner für die Implementierung Ihrer IT-Dokumentation mit i-doit. Studien und Erfahrungsberichte zeigen, dass eine gut gepflegte zentrale IT-Dokumentation zu signifikanten Verbesserungen in der Effizienz der IT-Prozesse führen kann. Dies liegt an der verbesserten Übersicht über die IT-Infrastruktur, schnellerem Zugriff auf benötigte Informationen, besserem Änderungsmanagement und einer erhöhten Sicherheit und Compliance. Eine Effizienzsteigerung von 20% bis 50% ist in einigen Fällen möglich, abhängig von der individuellen Situation der Organisation.

Die tatsächlichen Ergebnisse können allerdings variieren und hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab. Besonders hoher Nutzen entsteht durch eine gute Planung unter besonderer Berücksichtigung der Einbettung Ihrer IT-Dokumentation in die verschiedenen IT-Management Bereiche.

Wir bei maxence legen besonderen Wert darauf, dass Sie maximalen Nutzen aus i-doit ziehen, indem wir den Aufwand für Erstellung und Pflege Ihrer Daten minimieren und Ihre IT-Management-Prozesse so einbeziehen, dass die Nutzung der Dokumentation zu deutlichen Effizienzsteigerungen führt.

Planung Ihrer IT-Dokumentation

Der sukzessive Aufbau einer IT-Dokumentation mit i-doit erfordert eine schrittweise und strukturierte Vorgehensweise. Wir arbeiten nach folgendem Schema, um Ihre IT-Dokumentation erfolgreich und systematisch aufzubauen:

Ziele und Anforderungen: Wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen die Ziele und Anforderungen Ihrer IT-Dokumentation, z. B. Compliance, Sicherheit, Support, Asset-Management, Budgetierung oder Systemoptimierung, weil Sie die Struktur und den Umfang der Dokumentation wesentlich beeinflussen. Dazu stimmen wir uns mit allen Bereichen ab, die von der IT-Dokumentation profitieren sollen.
Priorisierung der Assets: Wir erarbeiten eine Liste Ihrer IT-Assets und priorisieren sie gemeinsam mit Ihnen entsprechend ihrer Wichtigkeit, ihrem Einfluss auf Ihre IT-Infrastruktur und den oben definierten Zielen. In der Regel beginnen wir mit geschäftskritischen Systemen und Komponenten, wie Servern, Netzwerkkomponenten, Speichersystemen und kritischen Anwendungen.
Dokumentationsumfang festlegen: Wir legen gemeinsam fest, welche Informationen und Details für jedes Asset erfasst werden sollen. Dabei behalten wir die Balance zwischen Vollständigkeit und Aufwand im Auge, so dass Assets nur dann dokumentiert werden, wenn der Nutzen den Aufwand rechtfertigt.
Dokumentationskonzept erstellen: Wir erarbeiten eine Struktur für Ihre IT-Dokumentation, das die Konsistenz der Daten und den benutzerfreundlichen Zugriff sicherstellt.
Planung der Datenerfassung: Wir erarbeiten ein Konzept für die Erfassung der Daten mit Blick auf eine weitgehende Automatisierung, da eine ausschließlich manuelle Erstellung und Pflege der Dokumentation sehr aufwändig ist. Die Datenerfassung kann in der Regel zu großen Teilen durch die Anbindung an Monitoring-Tools oder über Systeme zur IT-Inventarisierung erfolgen. Auch der Import vorhandener Excel-Tabellen ist möglich.

Auf diese Weise erstellen wir ein Dokumentationskonzept und ein Vorgehensmodell für die Datenerfassung, die einen sukzessiven Aufbau Ihrer i-doit IT-Dokumentation ermöglichen, die den definierten Zielen genau entspricht und alle Stakeholder optimal bedient, während die erforderlichen Ressourcen und der Aufwand minimiert werden.

Prozesse zur Pflege und zur Nutzenoptimierung Ihrer IT-Dokumentation

Die Pflege Ihrer i-doit IT-Dokumentation erfordert verschiedene Prozesse, um sicherzustellen, dass sie aktuell, genau und nützlich bleibt. Hier sind einige wichtige Prozesse und Management-Bereiche, in die Ihre IT-Dokumentation einbezogen werden sollte, um den maximalen Nutzen zu erzielen.

Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der IT-Dokumentation stellt sicher, dass sie auf dem neuesten Stand bleibt und Änderungen in der IT-Infrastruktur, den Zielen und Anforderungen Rechnung trägt.
Change Management-Prozesse stellen sicher, dass Änderungen an der IT-Infrastruktur, wie z. B. neue oder aktualisierte Assets, ordnungsgemäß in der IT-Dokumentation erfasst werden.
Incident Management- und Problem Management-Verfahren nutzen Ihre IT-Dokumentation, um sicherzustellen, dass bei der Behebung von Incidents und Problemen die relevanten Informationen und die Historie der Assets berücksichtigt werden.
Asset Lifecycle Management Prozesse: Integrieren Sie die IT-Dokumentation in das Asset Lifecycle Management, um sicherzustellen, dass Informationen über den Lebenszyklus von Assets, wie z. B. Beschaffung, Inbetriebnahme, Wartung, Upgrade und Entsorgung, in der Dokumentation erfasst werden.
Sicherheitsmanagement-Prozesse nutzen Ihre IT-Dokumentation und stellen sicher, dass Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen für Ihre IT-Assets dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.
Compliance und Audits: Die Verwendung Ihrer IT-Dokumentation als Basis für Compliance-Prüfungen und Audits, ermöglicht die Beurteilung, ob Ihre IT-Infrastruktur den geltenden Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien entspricht.
Wissensmanagement: Die Integration Ihrer IT-Dokumentation in Ihr Wissensmanagement-System erleichtert das Auffinden und Teilen von Informationen über IT-Assets und -prozesse.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Fördern Sie eine Kultur der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des IT-Teams und darüber hinaus, um sicherzustellen, dass die IT-Dokumentation von allen relevanten Mitarbeitern verwendet und gepflegt wird.
Schulung und Onboarding: Nutzen Sie Ihre IT-Dokumentation als Schulungs- und Onboarding-Ressource für neue Mitarbeiter oder zur kontinuierlichen Weiterbildung des bestehenden Personals.
Prozessoptimierung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre IT-Dokumentationsprozesse und suchen Sie nach Möglichkeiten zur Verbesserung und Optimierung.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung und Pflege dieser Prozesse und schaffen so die Grundlage dafür, dass Ihre IT-Dokumentation genau, aktuell und nützlich bleibt, und die Verwaltung und Optimierung Ihrer IT-Infrastruktur und IT-Prozesse optimal unterstützt.

i-doit Beratung von maxence

Mit maxence als Partner bei der Umsetzung Ihrer IT-Dokumentation mit i-doit profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Wir begleiten Sie bei der Planung, Einführung und kontinuierlichen Pflege Ihrer IT-Dokumentation, um die Effizienz Ihrer IT-Prozesse signifikant zu steigern und Ihre Organisation optimal zu unterstützen. Unser strukturiertes Vorgehen und die Integration in verschiedene IT-Management-Bereiche gewährleisten, dass Ihre IT-Dokumentation stets aktuell und wertvoll ist, während der Aufwand für Erstellung und Pflege auf ein Minimum reduziert wird.

Gern unterstützen wir Ihre Anwender und Administratoren mit unserem professionellen Support, und wenn Sie es wünschen, betreiben wir Ihr i-doit System auch gern vollständig für Sie über unser Managed Hosting.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der Implementierung und im Betrieb Ihrer i-doit IT-Dokumentation unterstützen können. Wir freuen uns darauf, Ihnen bei der Verwirklichung Ihrer Pläne zur Seite zu stehen.