Prozessberatung – Optimierung und Automatisierung

Business Process Modeling (BPM) ist die Grundlage jeder Automatisierung. Als Prozessberater erfassen wir die beteiligten Geschäftsprozesse und erstellen eine Dokumentation. Dazu analysieren wir Ihre Arbeitsabläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten und beschreiben sie formal, so dass sich Visualisierungen und Spezifikationen für die Abbildung auf IT-Systeme ableiten lassen. Abhängig von Ihren Zielen unterstützen wir Sie bei der Optimierung, der Einführung oder der Automatisierung Ihrer Prozessabläufe.

BPM ist Grundlage für Prozessoptimierung und Automatisierung

Durch die Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse erhalten Sie Einblick in die internen Abläufe Ihres Unternehmens. Die Dokumentation schafft eine einheitliche Arbeitsgrundlage für die Mitarbeiter. Das Vertrauen in die Zusammenarbeit wird gefördert, weil es keine Probleme mit intransparenten Abläufen gibt. Dies ist insbesondere in der Zusammenarbeit mit externen Kunden und Partnern wichtig.

Informelle Arbeitsabläufe erschweren die Digitalisierung

Die Mitarbeiter im Unternehmen kennen ihre Abläufe und haben die Kompetenz zur Lösung von Problemen. Eine Dokumentation der Prozesse existiert oft nicht oder nur informell.

Schlimmstenfalls existiert das Wissen allein in den Köpfen weniger, altgedienter Kollegen. Diese geben es im Rahmen von Einarbeitung an neue Kollegen weiter und stehen als Ansprechpartner zur Verfügung. Im Ergebnis arbeiten alle ähnlich, aber nicht unbedingt gleich.

Die Abbildung der Prozesse auf IT-Systeme wird dadurch deutlich schwieriger. Oft ist ein iteratives Vorgehen erforderlich, weil „Sonderlocken“, also kleine oder größere Abweichungen vom vermuteten Prozessstandard, erst dann bekannt werden, wenn das Projekt schon weit fortgeschritten ist.

Business Process Modeling ist ein wertvolles Hilfsmittel bei der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe. Redundante Prozesse können identifiziert, Synergieoptionen werden erkennbar. Ressourcen können besser verplant und verteilt werden. Weil alle Kollegen das gleiche Bild eines Arbeitsablaufs teilen, ist ein Konsens hinsichtlich Verbesserungsmöglichkeiten sehr viel leichter zu erzielen und für alle umzusetzen.

Schnell wachsende Unternehmen, die in kurzer Zeit viele neue Kollegen integrieren möchten, profitieren besonders von einer zentralen und einheitlichen Dokumentation der Arbeitsabläufe. Einarbeitungszeiten werden deutlich verkürzt, und die neuen Kollegen lernen alle die gleiche Wahrheit. „Stille Post“- Effekte werden vermieden, und so können sowohl die alten als auch rasch die neuen Kollegen sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Unsere Angebote in der Prozessberatung

Der Schwerpunkt unserer Beratung liegt auf Prozessen im Service Management. Ursprünglich waren wir auf IT Service Management spezialisiert, weil für diesen Bereich sehr früh ausgereifte Konzepte und Rahmenwerke verfügbar waren. Im Laufe der Jahre sind diese Konzepte ausgeweitet und auf andere Bereiche übertragen worden, so dass wir Service Management Beratung heute auch breit anbieten können. Insbesondere beraten wir zu Prozessen für abteilungs- oder bereichsübergreifende Services und in der Kunden- oder Mitarbeiterbetreuung und entwickeln dazu passende Service Management Lösungen.

Zielbestimmung und Toolauswahl
In Workshops erarbeiten wir die strategischen Ziele, die durch die Prozessanalyse erreicht werden sollen. Die Planung für das weitere Vorgehen und die Auswahl der eingesetzten Werkzeuge wird dadurch bestimmt, ob existierende Prozesse zum Zwecke der Wissensvermittlung dokumentiert, Prozesse automatisiert, oder problembezogen Arbeitsabläufe untersucht und verbessert werden sollen.
Analyse und Optimierung
Wir erfassen und dokumentieren die Ist-Prozesse und identifizieren Redundanzen, Synergieoptionen und andere Verbesserungspotentiale. Auf dieser Grundlage definieren wir Soll-Prozesse und erarbeiten einen Umsetzungsplan für den Weg von Ist nach Soll.
Prozesseinführung
Wir bilden die definierten Prozesse geeignet auf IT-Systeme ab und unterstützen Sie bei der Einführung. Wir schulen Ihre Mitarbeiter über Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten, so dass sie den neuen oder angepassten Prozess verstehen und leben können.
Kontinuierliche Verbesserung
Für identifizierte Prozesse erarbeiten wir Metriken und Indikatoren, die Aufschluss darüber geben, wie gut der Prozess funktioniert und den Organisationszielen entspricht. Messbare „harte“ Größen wie Ausführungszeiten, Bedarf an Personal und anderen Ressourcen, Transaktionskosten, Konversionsraten, aber auch weiche Faktoren wie z.B. die Kundenzufriedenheit liefern quantitative Optimierungsziele, die kontinuierlich überwacht werden.
BPM Intranet
Als Referenz und zur Unterstützung der bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellen wir für Sie eine Intranet-Seite, auf der die Prozessdefinitionen mit allen Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten stets aktuell und übersichtlich dargestellt sind. Häufig gestellte Fragen – gerade auch neuer Kollegen – werden schon dort beantwortet, um Schulungs- und Einarbeitungsaufwände möglichst klein zu halten.

maxence – Ihr Partner für Prozessdefinition

Wenn Sie die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe anstreben, oder zunächst einmal ein einheitliches Verständnis der Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Organisation herstellen möchten, unterstützen wir Sie gern. Bitte sprechen Sie uns an, so dass wir die Ziele besprechen und ein geeignetes Vorgehen entwickeln können.